WEBMAIL – Guia de utilização do Roundcube (Como criar categorias/grupos)

Organizar a sua lista

Consoante as suas necessidades, a sua empresa o o seu dia-a-dia, pode ser bastante útil ter a sua lista de contactos organizados por pastas (grupos de contactos).
Neste exemplo de utilização da lista de contactos, vamos criar 2 grupos para ilustrarmos dois exemplos diferentes.

Para começar, clique no ícone Contactos do RoundCube (ícone de uma pessoa à direita) para aceder à interface demonstrada na imagem ao lado.

Para introduzirmos os contactos que estarão em contacto com os guias OVH, decidimos criar um grupo intitulado de “Guides”.

Para tal, clique em “+” no fundo à esquerda de forma a poder criar um grupo de contactos.
O cursor introduz-se automaticamente na zona a introduzir o nome, como mostra a imagem ao lado.

Note que é possível criar os contactos diretamente no “grupo” criado por defeito (Endereços pessoais) sem ter de efetuar a criação de um novo grupo de contactos.
Para tal, deve simplesmente clicar no “+” em baixo na segunda coluna para (Criar um novo contacto).

Operações sobre os grupos de contactos

Após o grupo estar criado, tem acesso às funcionalidades que ao grupo dizem respeito.

Encontra então a possibilidade de:

• Renomear o grupo;
• Eliminar o grupo;
• Guardar a pesquisa (ativa desde que efetua uma pesquisa no grupo) ;
• Eliminar a pesquisa (ativa desde que efetua uma pesquisa no grupo).

Adicionar um contacto, parte 1 – Propriedades

Para adicionarmos um contacto ao grupo “Guides”, basta clicar em “+” na segunda coluna (coluna dos contactos) assegurando que está a selecionar o grupo correto – deve estar a negrito quando comparado aos outros grupos).
Pode constatar que adicionámos um grupo “Support”.

Clique em Adicionar para introduzir as informações do seu contacto em 4 zonas diferentes:

• Parte geral: onde poderá introduzir o seu nome, apelido, empresa, etc;
• Propriedades: onde pode introduzir os diferentes endereços de e-mails, telefones, etc. irá ficar disponível um menu com “Adicionar um campo” em Endereço);
• Informações pessoais: onde deverá introduzir a data de nascimento, sexo, etc;
• Notas: onde pode introduzir ao “km” as mais diversas e variadas informações do seu contacto.

Para a parte geral, pode consultar as possibilidades:

• Apelido
• Nome
• Sufixo
• Alcunha
• Nome a mostrar
• Organização
• Serviço
• Função

Após ter introduzido as informações necessárias, clique em “Guardar”.

Truque

Uma outra possibilidade mais rápida: aquando da receção de um email poderá clicar no ícone com o símbolo “+”.

Adicionar um contacto, parte 2 – Informações pessoais

Pode consultar em baixo alguns elementos que pode adicionar à parte geral (Alcunha, Nome, Apelido, e Organização) graças ao menu que aparece quando clica em “Adicionar campo…”.

Observe aqui a secção “Informações pessoais” apresentadas no parágrafo em cima, bem como o menu que permite a adição de campos suplementares.

Após ter introduzido as informações necessárias, clique em “Guardar”.

Adicionar um contacto, parte 2 – Notas

A secção “Notas” é uma zona onde pode simplesmente adicionar todo o tipo de anotações ligadas ao contacto.

Após ter introduzido as informações necessárias, clique em “Guardar”.

Adicionar um contacto, parte 2 – Avatar

Se deseja adicionar/associar uma imagem/fotografia ao seu contacto (avatar), saiba que pode efetuá-lo de uma forma simples como demonstramos na imagem ao lado.

Clique em “Adicionar”, e uma janela irá ser aberta, e deverá clicar em “Escolha um ficheiro”. Selecione o ficheiro que lhe interessa no seu computador e valide a sua escolha.
Quando voltar à interface como demonstrado na imagem ao lado, clique em “Transferir” para validar a adição da imagem.

Adicionar um contacto, parte 2 – Finalização

A imagem foi adicionada e o endereço de e-mail bem como as informações necessários ao contacto foram igualmente preenchidas. É agora possível que valide a criação do contacto ao clicar em “Guardar”.

Pode a qualquer momento modificar a imagem ao clicar em “Substituir”.

Adicionar um contacto, parte 2 – Verificações

O contacto foi guardado, e a mensagem “Guardado com sucesso” confirma-o.
Pode agora verificar/consultar a ficha do seu contacto ao clicar no seu nome na lista de contactos (selecionando previamente o grupo em que o colocou).
Por defeito, o separador proprietário está ativo e mostra-lhe as informações introduzidas nesta secção (cf. parte 1)

Desde o momento em que um contacto é criado num grupo, é possível retirá-lo desse mesmo grupo ao clicar no ícone em baixo nas colunas de contactos (ícone com pessoas com o “-“).

Modificar um contacto

É possível modificar um contacto.

Para tal deve selecionar o respetivo contacto, e depois clica em “Modificar o contacto” no topo superior à direita.
Pode então aceder a todas as informações em modo de edição.

Na imagem em baixo clicámos no separador “Grupos” para mostrar os grupos nos quais o contacto aparece.

Nesse separador pode adicionar um contacto ao grupo selecionado a opção correspondente.

Pode igualmente fazer um copiar-colar dos seus contactos para os mover para o grupo correto.
O separador “grupos” será depois atualizado.

Fazer uma pesquisa

Deseja efetuar uma pesquisa por todos os seus contactos. Clique em “Detalhes” no topo superior.
Todos os campos possíveis de serem utilizados são-lhe apresentados para permitir uma pesquisa avançadas.

Introduza o seu(s) critério(s) de pesquisa e clique em “Procurar” (o botão pode estar escondido e encontra-se em baixo de “Endereço IM…”).

Exportar a sua lista de contactos

Deseja recuperar o conjunto dos seus contactos atuais do seu webmail RoundCube OVH através da exportação de um ficheiro da sua lista de endereços.
Para tal, clique na opção “Exportar” no menu no topo.

Ao clicar será gerado e proposto o download de um ficheiro rcube_contacts.vcf.

Importar uma lista de contactos existente

Estava habituado a trabalhar e a gerir os seus contactos com outro software de e-mails e exportou os seus contactos. É possível, da mesma forma como a exportação, que importe os seus contactos ao cliente em “Importar” à esquerda do botão “Exportar”.

O único formato autorizado é a extensão .vcf.
No entanto, é igualmente suportada a importação de endereços a partir dos formatos vCard ou CSV (campos separados por uma vírgula.

A interface como demonstra ao lado aparece.
Clique em “Procurar…” para carregar o ficheiro vCard ou CSV que contém a lista de endereços que deseja importar.

Tem ainda a possibilidade de substituir, ou não, a lista de contactos.

Uma vez terminado, clique em “Importar” e a importação da sua lista de contactos irá começar.

Responder a todos

No caso em que a sua lista de destinatários contenha uma mailing-list, bem como destinatários “normais”, clique em responder a todos no menu presente no topo da interface, conforme a captura de ecrã aqui presente.

Isso permitirá que seja enviada resposta a todos os destinatários (mailing-list e destinatários clássicos incluídos).

Em caso contrário, clique no ícone à esquerda para responder apenas à mailing-list, excluindo os destinatários “normais” do seu endereço de email.